En bref — ce que couvre cet article
Une clinique vétérinaire de 3 à 6 praticiens avec 800 à 2000 animaux actifs perd en moyenne 15 à 20 heures par mois sur les rappels vaccinaux manuels réalisés par l'ASV. Make peut automatiser ces rappels en s'interfaçant avec Vetup, Veterisoft ou Clovis via export CSV, déclenchant des SMS personnalisés aux propriétaires 30 jours avant l'expiration du vaccin. La mise en place prend 2 à 3 jours ouvrés pour un investissement unique de 1 500€, sans coût mensuel récurrent dans 90% des cas.
Pourquoi les rappels vaccinaux sont-ils encore manuels dans la plupart des cliniques ?
Vetup, Veterisoft, Clovis, Isyvet — ces logiciels gèrent excellemment les dossiers médicaux, la facturation et le stock de médicaments. Mais sur la communication sortante automatisée, ils ont tous la même lacune : ils stockent les dates d'expiration des vaccins, mais n'envoient pas de SMS aux propriétaires.
Le résultat est systématique : c'est l'ASV qui prend le relais. Elle exporte la liste des animaux dont les vaccins expirent ce mois-ci, et commence sa tournée d'appels. Pour une clinique avec 400 chiens, 300 chats et une centaine d'autres animaux, ça représente 150 à 200 contacts par mois. À 6 minutes par appel en moyenne (messagerie, rappels, confirmations), on arrive facilement à 15-20 heures mensuelles sur cette seule tâche.
Comment fonctionne l'automatisation des rappels vaccinaux avec Make
Le principe est simple : on n'installe rien dans votre logiciel vétérinaire. On crée une passerelle entre votre base de données existante et un outil d'envoi de SMS/email, orchestrée par Make (ex-Integromat).
Workflow — Rappel vaccin automatique
Chaque lundi à 7h, Make récupère un export automatique de votre base : numéro client, nom propriétaire, téléphone, email, nom animal, type vaccin, date expiration.
Make identifie les animaux dont le vaccin expire dans 25 à 35 jours. Ni trop tôt (le propriétaire oublie), ni trop tard (le créneau est plein).
"Bonjour Marie, Rex est dû pour son rappel BCH annuel dans 30 jours. Prenez RDV directement ici : [lien Calendly ou votre agenda en ligne]". Le message contient le nom du propriétaire et de l'animal — ce n'est pas du spam générique.
Si aucun RDV n'est détecté 2 semaines plus tard, un second SMS plus court est envoyé. Si toujours rien à J-7 : alerte email à votre ASV pour traitement manuel des cas difficiles seulement.
Toutes les interactions sont loggées : SMS envoyés, RDV pris, animaux qui n'ont pas répondu. Votre ASV voit en un coup d'œil ce qui reste à traiter manuellement.
Les autres automatisations indispensables pour une clinique vétérinaire
Rappel de RDV J-1 : éliminateur de no-show
Le taux de no-show dans les cliniques vétérinaires sans rappel automatique tourne entre 12 et 18%. Un créneau chirurgical de 90 minutes laissé vacant par un propriétaire qui a oublié, c'est une perte sèche de 120 à 180€ et un animal qui aurait pu bénéficier de la plage.
La solution est triviale : un SMS la veille à 18h. "RDV demain à 14h00 pour Mia avec le Dr Leblanc — répondez OUI pour confirmer ou NON pour annuler." Les cliniques qui ont mis ça en place descendent à 3 à 5% de no-show. Les annulations de dernière minute permettent de re-proposer le créneau immédiatement.
Demande d'avis Google post-consultation
Vos clients vous adorent. Après une chirurgie réussie, une consultation rassurante, un diagnostic difficile bien géré — l'émotion est là. Mais personne ne leur demande de la partager à ce moment précis. Résultat : votre clinique a 45 avis Google alors que vos concurrents en ont 180.
Gestion de liste d'attente chirurgie
Si vous faites de la chirurgie ou des actes spécialisés, vous avez certainement une liste d'attente. Dans la plupart des cliniques, c'est un cahier ou un fichier Excel. Quand un créneau se libère (annulation), votre ASV doit trouver le premier disponible sur la liste, l'appeler, espérer qu'il répond, puis passer au suivant si ce n'est pas le cas.
Un formulaire Jotform + Make réduit ça à : une annulation dans votre logiciel → SMS automatique au premier de la liste → "Créneau disponible jeudi 14h, intéressé ?" → confirmation en 1 réponse → créneau réattribué. Votre ASV n'intervient que si personne ne répond.
Compatibilité avec les logiciels vétérinaires courants
Voici l'état des intégrations selon les principaux logiciels utilisés en France :
- Vetup : Export CSV planifiable via l'interface admin. Intégration Make via module "CSV Parser". Compatible.
- Veterisoft : Export CSV depuis la gestion des rappels. Intégration identique. Compatible.
- Clovis : Export Excel paramétrable. Make lit le fichier via Google Drive ou dépôt FTP. Compatible.
- Isyvet : API disponible sur les versions récentes. Intégration directe possible sans export CSV. Plus fluide.
- Autres logiciels : Si votre logiciel permet un export des données clients et des dates de vaccination, l'intégration est possible. À valider lors de l'état des lieux initial.
Coût et retour sur investissement
La mise en place est un forfait unique de 1 500€ selon le périmètre (rappels vaccinaux seulement, ou rappels + RDV + avis Google + liste d'attente). Aucun abonnement mensuel dans 90% des cliniques — les outils utilisés restent dans leur tier gratuit.
Le calcul ROI pour une clinique de 4 vétérinaires :
- Temps ASV récupéré : 20h/mois × 28€/h = 560€/mois
- Réduction no-show : 3 créneaux × 120€ = 360€/mois
- Clients rappelés supplémentaires (vaccin non oublié) : 5 à 10 × 45€ = 225 à 450€/mois
- Total : 1 145 à 1 370€/mois de valeur récupérée
- Investissement : 2 000€ → rentabilisé en 6 semaines
Questions fréquentes
Votre ASV pourrait regagner 20h par mois.
Diagnostic gratuit de 30 minutes pour voir ce qu'on peut automatiser dans votre clinique. Même si on ne travaille pas ensemble, vous repartez avec une liste des workflows pertinents pour votre configuration.
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