En bref — ce que couvre cet article
Un cabinet comptable de 3 collaborateurs avec 120 dossiers perd en moyenne 28 à 36 heures par mois en relances manuelles pour la collecte de pièces clients. Make et Airtable permettent d'automatiser ces relances sans remplacer ACD, Cegid ou MyUnisoft — en créant la couche de communication qui manque à ces logiciels. Résultat observé : le taux de pièces reçues à J+5 passe de 40% à plus de 80%, et chaque collaborateur récupère 10 heures par mois.
Le problème que personne ne règle dans les cabinets comptables
ACD, Cegid, MyUnisoft, Silae — ces logiciels font un excellent travail sur la comptabilité, la paie et les déclarations. Mais ils ne résolvent pas le problème le plus chronophage du quotidien : obtenir les documents des clients en temps et en heure.
Dans un cabinet de 3 collaborateurs avec 120 dossiers, voici ce qui se passe chaque mois : le 1er ou le 2, chaque collaborateur envoie manuellement des emails à ses 40 clients pour leur demander relevés bancaires, factures fournisseurs, notes de frais. Il attend. Relance. Re-relance. Appelle. Laisse un message. Rappelle. Sur 120 dossiers, 40% seulement répondent dans les 5 jours. Les 60% restants déclenchent une cascade de relances manuelles.
Comment Make + Airtable automatisent la collecte de documents
Le principe : on ne remplace pas votre logiciel comptable. On crée la couche de communication qui lui manque. Make orchestre les envois, Airtable centralise le suivi, vos collaborateurs reçoivent des alertes quand leur action est vraiment nécessaire.
Workflow — Collecte mensuelle automatisée
Make envoie automatiquement à chaque client un email personnalisé avec un lien de dépôt unique. "Bonjour [Prénom], voici le lien pour déposer vos pièces de [mois] : [lien]". Un lien par client, pas de partage de mot de passe.
Si aucun document n'est détecté dans le dossier du client à J+5, Make envoie une relance courte. "Rappel : vos pièces de [mois] ne sont pas encore reçues. Lien de dépôt : [lien]".
Second email de relance au client + notification dans Airtable pour le collaborateur responsable : "Dossier [client] — pièces toujours manquantes à J+10. Action requise."
Dès que toutes les pièces attendues sont détectées dans le dossier de dépôt, Make envoie une notification au collaborateur : "Dossier [client] complet — prêt pour traitement."
Vue d'ensemble de tous les dossiers : dossiers complets (vert), en attente de relance (orange), à traitement manuel (rouge). Un coup d'œil suffit pour savoir où en est chaque dossier.
Les 4 autres automatisations indispensables pour un cabinet comptable
1. Onboarding nouveau client structuré
Chaque nouveau client signé déclenche aujourd'hui 4 à 6 emails manuels : bienvenue, liste de pièces initiales, accès logiciels, informations IBAN, attestations en cours... Avec Make + Docusign, dès la signature de la lettre de mission, tout part automatiquement.
Email de bienvenue + checklist pièces initiales personnalisée + lien de dépôt unique + accès au dossier collaborateur Notion/Airtable. Le collaborateur responsable reçoit une alerte dès que les pièces initiales sont déposées.
2. Checklist bilan / clôture d'exercice automatisée
Pour chaque client en fin d'exercice, il faut collecter une liste de documents spécifiques selon son statut juridique, son secteur et ses options fiscales. Aujourd'hui c'est un email personnalisé par client, rédigé à la main. Avec Make, la checklist est générée automatiquement à partir du profil du dossier dans Airtable, et envoyée avec le bon timing selon la date de clôture.
3. Relances lettres de mission et devis
Un prospect vous contacte, vous envoyez un devis ou une lettre de mission. Il ne répond pas. Vous avez un post-it. Le post-it disparaît. Avec Make, la relance part automatiquement à J+5, puis à J+10, puis à J+15 avec archivage automatique. Le collaborateur n'est notifié que si le prospect répond positivement.
4. Newsletter fiscale mensuelle — 5 minutes au lieu de 2 heures
Les cabinets qui envoient une newsletter mensuelle d'actualités fiscales à leurs clients fidélisent mieux et réduisent les appels "est-ce que j'ai quelque chose à faire ?" Mais c'est chronophage. Avec Make + Claude API, un résumé des actualités fiscales du mois est généré automatiquement, soumis pour validation (5 minutes), et envoyé à toute la liste.
Avant / après : ce qui change concrètement
| Tâche | Avant (manuel) | Après (Make + Airtable) |
|---|---|---|
| Demande de pièces mensuelle | Email manuel × nb dossiers, 3-4h/collab | Déclenchement auto le 1er à 8h, 0 min |
| Taux pièces reçues à J+5 | 40% des dossiers | 82% des dossiers |
| Relances clients | Appels + emails manuels, 5-6h/collab | Auto J+5 et J+10, < 30 min de supervision |
| Onboarding nouveau client | 6 emails manuels, 1h par dossier | 1 workflow auto, 5 min de validation |
| Suivi état des dossiers | Tableau Excel mis à jour manuellement | Airtable mis à jour en temps réel |
| Relance devis / lettre de mission | Post-it, souvent oublié | Auto J+5, J+10, J+15 + archivage |
Compatibilité avec les logiciels comptables courants
Un point important : on ne touche pas à votre logiciel comptable. Make et Airtable s'ajoutent en couche de communication, pas en remplacement. Voici comment ça s'interface selon les logiciels :
- ACD : Export de la liste clients en CSV. Make lit ce CSV pour personnaliser les emails de collecte. Aucune modification d'ACD requise.
- Cegid : Même approche par export CSV ou via API Cegid disponible sur les versions récentes.
- MyUnisoft : Export Excel des dossiers. Make Parse l'Excel et alimente Airtable pour le suivi.
- Silae : Export des données paie si vous gérez également le social. Make intègre les flux paie dans le workflow de collecte.
Questions fréquentes
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